Kodėl virtualus buhalteris – tai ne tik madinga, bet ir protinga
Kai nusprendžiate pradėti individualią veiklą, pirmieji žingsniai dažnai atrodo kaip kelionė per miglą. Viena vertus, jaudulys dėl savo verslo kūrimo, kita vertus – biurokratiniai reikalavimai, kurie gali išgąsdinti net patį drąsiausią pradedantįjį. Ir štai čia atsiranda klausimas: ką daryti su buhalterija?
Virtualus buhalteris šiandien yra ne kokia naujovė, bet realus sprendimas daugeliui freelancerių, smulkių verslų savininkų ir individualios veiklos vykdytojų. Skirtingai nei tradicinis buhalteris, kuriam reikia nuomoti kabinetą ar bent jau rasti vietos jūsų namuose tarp kavos puodelio ir nešiojamojo, virtualus specialistas dirba nuotoliniu būdu. Tai reiškia, kad jis gali būti Vilniuje, o jūs – Nidoje ar net užsienyje.
Bet ne tik geografinė laisvė čia svarbi. Virtualūs buhalteriai dažniausiai dirba su moderniausiomis programomis, moka naudotis debesų technologijomis ir gali jums pateikti finansinę informaciją bet kuriuo paros metu. Jokių popierinių sąskaitų, jokių susitikimų dėl kiekvieno smulkmenos – viskas vyksta internetu.
Ką iš tikrųjų daro virtualus buhalteris jūsų verslui
Daugelis pradedančiųjų mano, kad buhalteris – tai tik tas žmogus, kuris kartą per metus užpildo mokesčių deklaraciją. Realybė yra daug sudėtingesnė ir, tiesą sakant, įdomesnė.
Virtualus buhalteris tampa jūsų finansiniu patarėju ir partneriu. Jis ne tik tvarko dokumentus, bet ir padeda suprasti, kaip veikia mokesčių sistema, kokias išlaidas galite nurašyti, kada ir kiek mokesčių turėsite sumokėti. Tai ypač svarbu pradedantiesiems, kurie dar neturi patirties verslo finansų valdyme.
Konkretūs darbai, kuriuos atlieka virtualus buhalteris: pirmiausia, jis tvarko visus jūsų pajamų ir išlaidų dokumentus. Tai reiškia, kad kiekvieną sąskaitą, kurią išrašote klientui, ir kiekvieną čekį, kurį gaunate pirkdami įrangą ar paslaugas, reikia tinkamai užregistruoti. Antra, jis rengia ir teikia periodinius mokesčių pranešimus – PVM deklaracijas (jei esate PVM mokėtojas), GPM deklaracijas ir kitus dokumentus. Trečia, jis konsultuoja dėl mokesčių optimizavimo – ne vengimo, o būtent teisėto optimizavimo, kai išnaudojamos visos įstatymų suteiktos galimybės.
Be to, geras virtualus buhalteris padės jums pasirinkti tinkamą apmokestinimo formą. Ar geriau mokėti 15% GPM nuo pajamų, ar gal verta rinktis 5% pajamų mokestį? O gal jūsų atveju tiktų verslo liudijimas? Šie sprendimai gali sutaupyti šimtus ar net tūkstančius eurų per metus.
Kaip rasti savo žmogų tarp virtualių buhalterių armijos
Dabar internete rasite dešimtis, jei ne šimtus pasiūlymų iš virtualių buhalterių. Kaip nesuklysti ir nerasti to, kuris po mėnesio tiesiog išnyks, palikęs jus su netvarkingais dokumentais?
Pirmiausia, pasitikrinkite patirtį ir kompetenciją. Buhalteris privalo turėti atitinkamą išsilavinimą ir kvalifikaciją. Lietuvoje buhalteriai gali būti sertifikuoti – tai papildomas patikimumo ženklas. Nebijokite paklausti apie išsilavinimą, patirtį, specializaciją. Jei buhalteris dirba tik su didelėmis įmonėmis, jam gali būti sunku suprasti individualios veiklos specifiką.
Antra, skaitykite atsiliepimus. Šiais laikais beveik kiekvienas paslaugų teikėjas turi atsiliepimų Google, Facebook ar specializuotose platformose. Žinoma, reikia mokėti juos skaityti – vienas ar du negatyvūs atsiliepimai tarp šimto teigiamų nėra problema, bet jei matote sistemingai pasikartojančias nusiskundimus, tai raudona vėliavėlė.
Trečia, išbandykite komunikaciją. Susisiekite su keliais buhalteriais ir pažiūrėkite, kaip greitai jie atsako, ar aiškiai paaiškina savo paslaugas, ar jaučiate, kad jie supranta jūsų poreikius. Virtualiam darbui komunikacija yra raktas – jei jau pirmame kontakte jaučiate, kad kažkas ne taip, greičiausiai taip ir bus.
Ketvirta, aptarkite technologijas. Klauskite, kokias programas jie naudoja, kaip bus tvarkomi dokumentai, ar turėsite prieigą prie savo finansinių duomenų bet kuriuo metu. Modernūs virtualūs buhalteriai dirba su tokiomis sistemomis kaip „Mano GAMA”, „Rivilė”, „Ūkis” ar panašiomis. Jei buhalteris vis dar dirba su Excel lentelėmis ir popieriniais dokumentais, galbūt verta ieškoti kito.
Kiek tai kainuoja ir ar verta investuoti
Pinigų klausimas visada jautrus, ypač kai tik pradedi verslą ir kiekvienas euras skaičiuojamas. Virtualių buhalterių paslaugų kainos Lietuvoje gana įvairuoja.
Paprastai individualios veiklos vykdytojams, kurie turi nedidelį operacijų skaičių, paslaugos kainuoja nuo 30 iki 100 eurų per mėnesį. Jei jūsų veikla aktyvesnė, išrašote daug sąskaitų, esate PVM mokėtojas, kaina gali siekti 100-200 eurų per mėnesį ar net daugiau.
Kai kurie buhalteriai siūlo paketines paslaugas – pavyzdžiui, bazinį paketą už fiksuotą kainą, kuris apima tam tikrą dokumentų skaičių per mėnesį, o už papildomas operacijas imama papildomai. Kiti dirba valandiniu tarifu, kuris gali svyruoti nuo 15 iki 40 eurų per valandą, priklausomai nuo kvalifikacijos ir regiono.
Ar verta mokėti? Trumpas atsakymas – taip. Ilgesnis atsakymas – tikrai taip, nes klaidos buhalterijoje gali kainuoti daug brangiau nei buhalterio paslaugos. VMI baudos už neteisingai pateiktus dokumentus, praleistus terminus ar kitas klaidas gali siekti šimtus eurų. Be to, jūsų laikas taip pat turi vertę. Jei praleistumėte 10 valandų per mėnesį bandydami suprasti buhalterinę apskaitą, o tą laiką galėtumėte skirti klientams ar savo paslaugų tobulinimui, skaičiai tampa akivaizdūs.
Dokumentų tvarkos ABC arba ką turite žinoti patys
Net jei samdote virtualų buhalterį, tam tikrų dalykų turite suprasti patys. Buhalteris nėra magiškas burtininkas, kuris iš oro sukurs dokumentus – jūs turite jam pateikti informaciją.
Visų pirma, saugokite visas sąskaitas ir čekius. Absoliučiai visus. Nusipirkote kavos su klientu – čekis. Įsigijote naują kompiuterį darbui – sąskaita. Sumokėjote už internetą – patvirtinimas. Šie dokumentai yra jūsų išlaidų įrodymas, ir be jų negalėsite nurašyti išlaidų, o tai reiškia, kad mokėsite didesnius mokesčius.
Antra, išmokite atskirti verslo išlaidas nuo asmeninių. Ne viską galima nurašyti kaip verslo išlaidas. Pavyzdžiui, jei dirbate iš namų ir norite nurašyti dalį komunalinių mokesčių, tai įmanoma, bet reikia tai daryti taisyklingai. Buhalteris jums paaiškins, bet bendrą principą turėtumėte suprasti patys.
Trečia, tvarkykite dokumentus sistemingai. Sukurkite paprastą sistemą – ar tai būtų fizinė aplanko sistema, ar skaitmeninė (Google Drive, Dropbox ar kita). Kai gaunate dokumentą, iš karto jį įdėkite į tinkamą vietą. Nesukraukite visko į vieną krūvą, nes vėliau ieškoti konkretaus dokumento bus košmaras.
Ketvirta, bendraujant su buhalteriu, būkite operatyvūs. Jei jis prašo informacijos ar dokumentų, pateikite kuo greičiau. Buhalteriai dirba su terminais – mokesčių deklaracijos turi būti pateiktos laiku, ir jei jūs vėluosite su dokumentais, gali kilti problemų.
Skaitmeniniai įrankiai, kurie palengvins gyvenimą
Šiuolaikinis virtualus darbas su buhalteriu neįsivaizduojamas be skaitmeninių įrankių. Laimei, jų yra daug ir dauguma gana paprastų naudoti.
Pirmiausia, elektroninės sąskaitos. Užuot spausdinę popierines sąskaitas, galite naudoti tokias platformas kaip „Sąskaita.lt”, „InvoiceNinja” ar net paprastą Google Docs šabloną. Elektroninės sąskaitos yra teisiškai galiojančios, lengvai saugomos ir tvarkingos.
Antra, išlaidų sekimo programėlės. Yra programėlių, kurios leidžia nufotografuoti čekį ir automatiškai išsaugo informaciją. Tai ypač patogu, kai esate kelyje ar tiesiog nenorite kaupti popierinių čekių kalnų.
Trečia, debesų saugyklos. Google Drive, Dropbox, OneDrive – pasirinkite vieną ir naudokite dokumentų saugojimui bei dalijimui su buhalteriu. Tai daug saugiau nei siųsti viską el. paštu (kuris gali būti užpildytas ar nulaužtas) ir patogiau nei fiziniai dokumentai.
Ketvirta, elektroninio parašo įrankiai. Kai kurie dokumentai turi būti pasirašyti, ir elektroninis parašas tai leidžia padaryti nuotoliniu būdu. Lietuvoje populiarus „Smart-ID” ar mobilusis parašas.
Virtualus buhalteris paprastai moka naudotis visais šiais įrankiais ir gali jums padėti juos įsisavinti. Nebijokite klausti ir prašyti pagalbos – geriau kartą išmokti teisingai, nei vėliau taisyti klaidas.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Net su geriausiu buhalteriu galite padaryti klaidų, jei nežinote tam tikrų dalykų. Štai keletas dažniausių spąstų, į kuriuos krenta pradedantieji.
Klaida numeris vienas: galvojimas, kad buhalteris viską žino ir viską padarys pats. Ne, jūs esate atsakingi už savo verslą ir jo finansus. Buhalteris yra jūsų pagalbininkas, bet ne stebuklingas problemų sprendėjas. Jei nesuprantate, ką jis daro, klauskite, mokykitės, domėkitės.
Klaida numeris du: dokumentų pateikimas paskutinę minutę. VMI terminai yra griežti, ir jei pateiksite dokumentus buhalteriu prieš pat terminą, jis gali neturėti laiko viską tinkamai patikrinti. Rezultatas – klaidos, skubėjimas, stresas. Geriau pateikti dokumentus bent savaitę prieš terminą.
Klaida numeris trys: pigiausia paslauga ne visada geriausia. Taip, pradedant verslą norisi taupyti, bet labai pigus buhalteris gali reikšti mažą patirtį, didelį klientų skaičių (ir mažai dėmesio jums) arba net nekvalifikuotą darbą. Kartais verta mokėti šiek tiek daugiau už kokybę ir ramybę.
Klaida numeris keturi: neskaityti sutarties su buhalteriu. Visada turėtų būti aiški sutartis, kurioje nurodyta, kas įeina į paslaugą, kiek tai kainuoja, kokie terminai, kas vyksta, jei viena iš šalių nori nutraukti bendradarbiavimą. Jei buhalteris siūlo dirbti be sutarties, tai raudona vėliavėlė.
Klaida numeris penki: nekeisti buhalterio, kai matote, kad kažkas ne taip. Jei jaučiate, kad buhalteris neatsakinėja į klausimus, vėluoja su dokumentais, daro klaidas ar tiesiog nesuprantate vienas kito – ieškokite kito. Tai jūsų verslas, ir turite jaustis saugiai dėl jo finansų.
Kai viskas susitvarkė ir galite ramiai miegoti
Kai surandate tinkamą virtualų buhalterį, nusistato aiški tvarka ir suprantate, kaip viskas veikia, gyvenimas tampa daug paprastesnis. Jūs galite susikoncentruoti į tai, kas jums tikrai svarbu – savo verslą, klientus, kūrybiškumą.
Individualios veiklos pradžia nebūtinai turi būti pilna streso ir painiavos. Taip, yra daug ko išmokti, bet su teisingu palaikymu viskas tampa įmanoma. Virtualus buhalteris yra ne prabanga, o protinga investicija į savo verslo sėkmę ir savo pačių ramybę.
Nepamirškite, kad verslas – tai ne tik skaičiai ir dokumentai. Tai jūsų svajonės įgyvendinimas, galimybė dirbti tai, kas patinka, ir būti savo pačių šeimininku. Buhalterija yra tik priemonė, kuri padeda visa tai įgyvendinti teisėtai ir tvarkingai. Kai šis aspektas sutvarkytas, galite mėgautis tuo, dėl ko visa tai ir pradėjote – laisve, kūrybiškumu ir galimybėmis.
Taigi, jei vis dar dvejosite, ar samdyti virtualų buhalterį, atsakymas paprastas: jei norite susikoncentruoti į savo verslą, o ne į mokesčių kodeksą, tai tikrai verta. Raskite žmogų, kuriuo pasitikite, sukurkite gerą bendradarbiavimo sistemą ir leiskite sau ramiai augti. Jūsų verslas to vertas, ir jūs to verti.
